青色申告を取り消されても過去の繰越欠損金は控除できる

 法人も個人も青色申告にはいろんな特典がありますので、通常は法人設立時又は個人事業開業時に青色申告の承認申請書を税務署に提出するものと思われます。

 この青色申告については、無申告や期限後申告の場合は取り消されるというのが一般的な認識のようですが、個人事業主の場合は無申告や期限後申告の場合でも青色申告は取り消されません(詳細については、本ブログ記事「無申告でも所得税の青色申告は取り消されない」をご参照ください)。

 一方、法人については、2期連続で無申告や期限後申告となると青色申告が取り消されます。
 この場合に気になるのが、青色申告が取り消されて白色申告となった場合に、青色申告時代の繰越欠損金が控除できるのか否かということです。

 以下では、この点について確認します。

1.法人は2期連続期限後申告・無申告で青色申告取り消し

 法人の青色申告の承認の取り消しについては、次の法人税法第127条第1項に定められています。

第121条第1項(青色申告)の承認を受けた内国法人につき次の各号のいずれかに該当する事実がある場合には、納税地の所轄税務署長は、当該各号に定める事業年度まで遡つて、その承認を取り消すことができる。この場合において、その取消しがあつたときは、当該事業年度開始の日以後その内国法人が提出したその承認に係る青色申告書(納付すべき義務が同日前に成立した法人税に係るものを除く。)は、青色申告書以外の申告書とみなす。

第1号 その事業年度に係る帳簿書類の備付け、記録又は保存が前条第1項に規定する財務省令で定めるところに従つて行われていないこと

第2号 その事業年度に係る帳簿書類について前条第2項の規定による税務署長の指示に従わなかつたこと

第3号 その事業年度に係る帳簿書類に取引の全部又は一部を隠蔽し又は仮装して記載し又は記録し、その他その記載又は記録をした事項の全体についてその真実性を疑うに足りる相当の理由があること

第4号 第74条第1項(確定申告)の規定による申告書をその提出期限までに提出しなかつたこと


 また、上記法人税法第127条第1項第4号の規定による取り消しは、国税庁ホームページの事務運営指針によると、「2事業年度連続して期限内に申告書の提出がない場合に行うものとする。この場合、当該2事業年度目の事業年度以後の事業年度について、その承認を取り消す。」とされています。

 つまり、法人については、2期連続して期限後申告(無申告を含む)をすると、2期目から青色申告が取り消されます

2.青色取消後の3期間は白色申告となる

 上記1のように、法人は2期連続で期限後申告又は無申告となると青色申告が取り消されますが、注意しなければならないのは2期目から青色申告が取り消されるということです。

 例えば、設立3期目の法人が前期(第2期)に期限後申告をし、当期(第3期)も期限後申告となった場合は、前期(第2期)までは青色申告が適用されますが、当期(第3期)から青色申告が取り消されます。次期(第4期)から取り消されるのではない点に注意が必要です。


 さらに注意点として、期限後申告となる当期(第3期)から青色申告が取り消されることがわかっていても、一旦は青色申告書を提出するということです。
 青色申告書を提出した後に、税務署から「青色申告承認申請の取り消し通知」(以下「取消通知」といいます)が届いて、当期(第3期)から白色申告という扱いになります。
 この場合、当期(第3期)に新たに欠損金が生じていたり、課税所得に影響があるような会計処理(30万円未満の少額減価償却資産の特例の適用など)をしているときは、白色申告で修正申告を行います

 なお、税務署から「取消通知」が届いた後で期限後申告をする場合は、はじめから白色申告書を提出します。

 また、青色申告を取り消された場合でも、青色申告の承認申請書を再提出すれば青色申告に戻すことができます。

 取消通知が届くのは、第3期の期限後申告を行った第4期です。この取消通知が届いてから1年経過後の第5期に、青色申告の承認申請書を提出することができるようになります。
 ただし、青色申告の承認申請書は、適用を受けたい事業年度開始の日の前日までに提出しなければなりませんので、第5期に提出したとしても青色申告に戻れるのは第6期からとなります。
 青色申告が取り消されると、少なくとも3期間は白色申告となります。

3.青色申告時代の繰越欠損金は白色申告になっても控除可能

 期限後申告(無申告を含む)2期目から青色申告が取り消されますが、この場合、過去の繰越欠損金はどうなるのでしょうか?
 
 例えば、欠損金の状況が次のような設立3期目の法人を例にします。

 
 前々期(第1期)に200万円、前期(第2期)に100万円の欠損金が生じていますが、期限後申告となった前期(第2期)の100万円の欠損金は、青色申告が適用されるため、当期(第3期)以降に繰り越すことができます。
 しかし、期限後申告2期目の当期(第3期)に生じた欠損金50万円は、青色申告が取り消されて白色申告となるため、次期(第4期)以降へ繰り越すことができません。
 また、第5期に生じた欠損金50万円も、同じ理由から、次期(第6期)以降に繰り越すことはできません。

 一方、第4期に利益が100万円発生していますが、この利益100万円と第1期に生じた200万円の欠損金のうち100万円を繰越控除(相殺)することができます。
 その結果、第4期終了時点における繰越欠損金は、合計200万円(第1期分100万円、第2期分100万円)となります。
 青色申告が取り消されて白色申告となった場合でも、青色申告時代に生じた繰越欠損金は控除することができます。

 なお、上記の例では期限後申告2期目となる当期(第3期)に50万円の欠損金が生じていますが、第3期に50万円の利益が発生した場合は、この利益50万円と第1期の繰越欠損金200万円のうち50万円を繰越控除(相殺)することができます。
 その結果、第3期終了時点における繰越欠損金は、合計250万円(第1期分150万円、第2期分100万円)となります。

法人設立届出書の書き方と記載例

 法人を設立した場合には、納税地を所轄する役所(税務署、都道府県税事務所、市町村役場)に対して、法人の設立に伴う様々な届出書や申請書を提出しなければなりません。
 以下では、それらのうち税務署に提出しなければならない法人設立届出書の書き方について確認します。

1.税務署へ提出する書類

 法人(消費税の免税事業者であることを前提とします)を設立した場合に、税務署に提出する書類は以下のとおりです((3)~(8)は必要に応じて提出します)。

(1) 法人設立届出書
(2) 源泉所得税関係の届出書
(3) 青色申告の承認申請書
(4) 棚卸資産の評価方法の届出書
(5) 減価償却資産の償却方法の届出書
(6) 有価証券の一単位当たりの帳簿価額の算出方法の届出書
(7) 申告期限の延長の特例の申請書
(8) 事前確定届出給与に関する届出書

 上記書類の内容や提出期限については、本ブログ記事「会社設立時に提出する税務上の書類」をご参照ください。

2.法人設立届出書の書き方と記載例

 内国法人(国内に本店または主たる事務所を有する法人)である普通法人または協同組合等を設立した場合は、設立の日(設立登記の日)以後2か月以内に「法人設立届出書」を納税地の所轄税務署長に1部(調査課所管法人は2部)提出しなければなりません。
 この法人設立届出書には、「定款、寄附行為、規則または規約等の写し」を1部(調査課所管法人は2部)添付します。

 以下の法人設立届出書の記載例を見ながら、その書き方について確認します。

① 法人設立届出書を提出した日と所轄税務署を記入します。

② 整理番号はまだ付番されていませんので、記入不要です(※印のある欄は記入不要です)。

③ 本店又は主たる事務所の所在地を登記(履歴事項全部証明書の「本店」欄)のとおりに記入します。電話番号は固定電話がなければ携帯電話を記入し、郵便番号も忘れずに記入します。

④ 納税地に関する特別の届出をしていない場合は、③の本店又は主たる事務所の所在地と同じです。

⑤ 法人名を登記(履歴事項全部証明書の「商号」欄)のとおり記入します。フリガナも忘れずに記入します。

⑥ 13桁の法人番号を記入します。提出日時点において法人番号の指定を受けていない場合は、記入しなくてもかまいません。

⑦ 代表者の氏名を登記(履歴事項全部証明書の「役員に関する事項」(合同会社の場合は「社員に関する事項」)欄)のとおり記入します。フリガナも忘れずに記入します。

⑧ 代表者の住所を登記(履歴事項全部証明書の「役員に関する事項」(合同会社の場合は「社員に関する事項」)欄)のとおり記入します。電話番号は固定電話がなければ携帯電話を記入し、郵便番号も忘れずに記入します。

⑨ 設立年月日は登記(履歴事項全部証明書の「会社成立の年月日」欄)のとおり記入します。

⑩ 定款に記載されている事業年度を記入します。

⑪ 資本金を登記(履歴事項全部証明書の「資本金の額」欄)のとおり記入します。

⑫ ⑪の設立時の資本金の額又は出資金の額が1千万円以上である場合に、⑨の設立年月日を記入します。この欄に設立年月日を記入した場合には、「消費税の新設法人に該当する旨の届出書」を提出する必要はありません。

⑬ 事業の目的の「(定款等に記載しているもの)」は、定款(または履歴事項全部証明書の「目的」欄)に記載されている事業の目的のうち主要なものを記入します。
 事業の目的の「(現に営んでいる又は営む予定のもの)」は、「(定款等に記載しているもの)」と通常は同じですので、同上と記入します。

⑭ 本店以外に支店・出張所・工場等がある場合は、登記の有無に関わらず全ての支店・出張所・営業所・事務所・工場等を記入します。支店・出張所・工場等がない場合は、記入不要です。

⑮ 設立の形態は、該当する形態の番号を○で囲みます。法人成りの場合は1を〇で囲み、個人事業主のときの所轄税務署と整理番号を記入します。現金預金の払込みによる設立の場合は5を〇で囲み、( )内に金銭出資による設立などと記入します。

⑯ ⑮の設立の形態が2から4までである場合に、適格かその他のどちらかを〇で囲みます。

⑰ 法人設立後、事業を開始した年月日または事業を開始する見込みの年月日を記入します。通常は⑨の設立年月日と同じになります。

⑱ 「給与支払事務所等の開設届出書」の提出の有無のいずれかの該当のものを○で囲みます(法人設立届出書と一緒に提出する場合または既に別途に提出している場合は「有」を○で囲みます)。

⑲ 1を〇で囲み、定款、寄附行為、規則または規約等の写しを添付します。

⑳ 関与税理士がいる場合に記入します。いない場合は記入不要です。

㉑ この法人設立届出書を税理士または税理士法人が作成した場合は、その税理士等が署名します。

㉒ 税務署処理欄ですので、記入不要です(※印のある欄は記入不要です)。

中小企業倒産防止共済の再加入後の損金算入制限に注意

 中小企業倒産防止共済制度(経営セーフティ共済)は、取引先事業者が倒産した際に中小企業が連鎖倒産や経営難に陥ることを防ぐための制度で、独立行政法人中小企業基盤整備機構が実施しています。

 取引先の突然の倒産などの「もしも」のときに備えるというのが本来の目的ですが、一方で掛金全額を損金または必要経費に算入できることから、節税対策として活用されることもあります。

 この中小企業倒産防止共済(以下「倒産防」といいます)について、2024(令和6)年度税制改正で見直しが行われましたので、以下でその内容を確認します。

1.制度の概要

 倒産防は先に述べたように、取引先事業者が倒産した際に中小企業が連鎖倒産や経営難に陥ることを防ぐための制度です。
 「もしも」のときに資金繰りが悪化しないように、無担保・無保証人で共済金の借入ができます。
 借入額の上限は、回収困難となった売掛金債権等の額と納付された掛金総額の10倍(最高8,000万円)の、いずれか少ない方の金額となります。

 掛金月額は5千円~20万円まで自由に選べ、増額・減額することもできます。また、掛金は損金(法人の場合)または必要経費(個人事業主の場合)に算入できます。

 解約した場合は解約手当金を受け取ることができ、解約手当金は益金(法人の場合)または収入金額(個人事業主の場合)に算入されます。
 自己都合の解約であっても、掛金を12か月以上納めていれば掛金総額の8割以上が戻り、40か月以上納めていれば掛金全額が戻ります(12か月未満は掛け捨てとなります)。

2.節税対策としての利用方法

 倒産防は累計800万円まで掛金を拠出することができ、掛金は全額が損金または必要経費に算入されます。
 一方、解約手当金は最高800万円を受け取ることができ、解約手当金は雑収入として全額が益金または収入金額に算入されます。
 そのため、解約した期には解約手当金に対して法人税または所得税が課税されます。

 解約手当金への課税を最小限にする(または回避する)ために、退職金などで赤字が発生しそうな期に解約して、退職金と雑収入を相殺するという節税はよく行われていました。
 さらに、これに追加して、解約した期に倒産防に再加入して掛金(最高240万円)を前納し損金または必要経費に算入することで、雑収入による利益上昇の影響を緩和するという節税も行われていました。

3.再加入後の損金算入に制限あり

 中小企業庁によると、解約手当金の返戻率(支給率)が100%となる加入後3年目、4年目に解約が多くなる傾向が顕著であり、解約してすぐに再加入する行動変容の発生が加入・脱退の増加の一因としています。

 短期間で繰り返される脱退・再加入は、積立額の変動により「もしも」のときの借入可能額も変動することから連鎖倒産への備えが不安定となるため、本来の制度利用に基づかない不適切な倒産防の利用とされました。

 そのため、2024(令和6)年10月1日以後に解約した倒産防については、解約の日から2年を経過する日までの間に支出する掛金は損金算入することができないとされました。

 つまり、解約の日から2年を経過する日までの間に再加入することは可能ですが、この間の掛金は損金算入できないということです。
 言い換えると、掛金全額を損金算入するためには、解約の日から2年を経過した日以後に再加入しなければならないということです。

 なお、倒産防の掛金を損金算入するための要件等については、本ブログ記事「中小企業倒産防止共済掛金の損金算入要件等」をご参照ください。

翌期の中間法人税等還付金の会計処理と別表四・五(一)・五(二)の記載例

 前期の決算で、法人税・住民税・事業税(以下「法人税等」といいます)の年税額が中間納付税額より少なくなった場合は、その差額が当期に還付されます
 以下では、前期の中間納付税額が当期に還付されたときの会計処理と、それに伴う別表四・別表五(一)・別表五(二)の記載例を確認します。

※ 中間納付税額が還付される場合の前期の会計処理とそれに伴う税務処理(別表調整)については、今回の記事の前編である「中間法人税等還付金の会計処理と別表四・五(一)・五(二)の記載例」をご参照ください。

1.中間納付税額が還付されたときの会計処理

 前期の決算で、中間(予定)納付した法人税等の税額が還付される場合の会計処理は何通りかありますが、会計処理方法によって別表調整はすべて変わってきます。
 以下では、前期決算において中間納付税額還付金を仮払金(具体的な勘定科目は「未収入金」)として資産計上していたことを前提とします。

【設例】

(1) 当期に還付された前期の中間納付税額(未収入金)
① 法人税・・・・・707,400円
② 地方法人税・・・72,900円
③ 事業税・・・・・285,700円
④ 法人県民税・・・7,000円
⑤ 法人市民税・・・42,400円
※ ①~⑤の合計・・1,115,400円(他に前期の受取利息の源泉徴収税額2,783円が還付されています)

(2) 当期の年度決算に基づく年税額(法人税、住民税及び事業税)
① 法人税・・・・・0円
② 地方法人税・・・0円
③ 事業税・・・・・0円
④ 法人県民税・・・22,000円
⑤ 法人市民税・・・50,000円
⑥ 受取利息の源泉徴収税額(所得税及び復興特別所得税)・・・2,575円
※ ①~⑥の合計・・74,575円

(3) 確定納付税額(未払法人税等)
① 法人県民税・・・22,000円
② 法人市民税・・・50,000円
※ ①~②の合計・・72,000円

(1) 前期の中間納付税額と受取利息の源泉徴収税額が当期に還付されたときの会計処理

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
普通預金 1,115,400 未収入金 1,115,400
普通預金 2,783 雑収入 2,783

(2) 当期の年度決算時の会計処理

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
法人税、住民税及び事業税 74,575 仮払法人税等 2,575
    未払法人税等 72,000

(参考)受取利息の源泉徴収税額(所得税及び復興特別所得税)2,575円の仕訳

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
普通預金 14,239 受取利息 16,814
仮払法人税等 2,575    

※ 所得税及び復興特別所得税の税率:15.315%

2.別表四、五(一)、五(二)の記載例

 上記1の設例における会計処理をした場合の別表四、五(一)、五(二)の記載例は、次のとおりです。

 前期に未収計上していた中間納付税額が当期に還付されたときの当期の別表調整のポイントは次のとおりです。

(1) 別表五(二)において、法人税及び地方法人税2番と住民税(道府県民税7番、市町村民税12番)については「期首現在未納税額」①欄の金額(前期の未収還付税額と未払法人税等)を「充当金取崩しによる納付」③欄へ記入します。
 また、事業税17番については「当期発生税額」②欄と「充当金取崩しによる納付」③欄に前期の未収還付税額を記入します。

(2) 別表五(一)において、未収還付法人税等22番、未収還付道府県民税23番、未収還付市民税24番については「期首現在利益積立金額」①欄の金額を「当期の増減」欄の「減②」に記入します。
 納税充当金26番についても「期首現在利益積立金額」①欄の金額を「当期の増減」欄の「減②」に記入します。

(3) 別表五(二)において、「納税充当金の計算」欄の32番の空欄に「還付法人税等」と記入し、事業税以外の未収還付税額(別表五(一)の22,23,24番の合計金額)を記入します。
 一方、同欄の仮払税金消却39番には、事業税も含めた未収還付税額(別表五(一)の△を取った3番の金額)を記入します。
 また、別表五(一)において、仮払税金3番について「期首現在利益積立金額」①欄の金額を「当期の増減」欄の「減②」に△を付したまま記入します。
 なお、別表四において、未収還付税額を10番の空欄に「仮払税金取崩し」として記入して加算し、同額を18番で減算することもありますが、課税所得の計算には影響がありませんので、強いて記入しなくても差し支えありません。

(4) 別表五(二)において、「納税充当金の計算」欄の損金経理をした納税充当金31番に当期の損益計算書の「法人税、住民税及び事業税」の金額を記入すると、期末納税充当金41番の金額は貸借対照表の「未払法人税等」の金額と一致します。
 また、別表五(二)の損金経理をした納税充当金31番の金額を、別表四の損金経理をした納税充当金4番①②に記入します。

(5) 別表四の13番①②の金額283,125円は、前期に未収計上した事業税△285,700円と当期の受取利息の源泉徴収税額2,575円の合計額です。
 なお、当期に還付された前期の受取利息の源泉徴収税額2,783円を、19番①③に記入するのを忘れないようにしてください。

3.還付加算金があるとき

 法人税等の還付と一緒に、還付加算金を受け取ることがあります。還付加算金はもともと益金に算入されるもので、会計上収益として計上されていれば別表四でも別表五でも調整の必要はありません。

電子帳簿保存法への対応に困っているなら・・・

 改正電子帳簿保存法は2022(令和4)年1月1日から施行されていましたが、2年間の宥恕措置を経て2024(令和6)年1月1日から本格的に開始されました。
 この電子帳簿保存法は、法人・個人や規模の大小にかかわらず、すべての事業者が対応しなければなりません。
 電子帳簿保存法とは、仕訳帳などの国税関係帳簿や決算書・請求書などの国税関係書類を「紙(書面)」ではなく「電子データ」で保存するための要件を定めた法律です。
 これまでは紙で保存していたけれど電子データで保存しなければならないとなると、令和6年1月1日からどうすればいいのだろうと困っている事業者の方もいるかもしれません。
 結論を先に述べると、電子帳簿保存法への対応を最小限の労力で済ませたい場合は、下記3の「猶予措置」の適用をお勧めします。
 まずは、電子帳簿保存法に関するよくある誤解について紹介します。

1.スキャナ保存のよくある誤解

 事業者の方からよく質問されるのは、「紙で受け取った領収書や請求書をスキャンしてデータで保存しなければならないのか?」ということですが、必ずしもその必要はありません。
 電子帳簿保存法は1つの法律ですが、その内容は次のように電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3つの部分に分かれています。

(1) 電子帳簿等保存
 最初から一貫してパソコン等で作成した国税関係帳簿や国税関係書類を電子データのまま保存するというものです。例えば、会計ソフトで作成した仕訳帳やパソコンで作成した請求書の控え等が対象となります。

(2) スキャナ保存
 取引先から受領した紙の領収書・請求書等をスマホやスキャナで読み取って、データで保存するというものです。

(3) 電子取引データ保存
 電子取引で受領した電子データ(例えば、メールに添付された請求書のPDF等)をプリントアウトした「紙」ではなく「電子データ(PDF等)」のまま保存するというものです。

 こららのうち改正電子帳簿保存法で義務化されたのは(3)電子取引データ保存だけであり、(1)と(2)に対応するかどうかは事業者の任意とされています。
 紙で受け取った領収書等をスキャンして保存するのは(2)スキャナ保存に該当しますので、必ずしも対応する必要はありません。
 これまで通り紙で受け取ったものは紙で保存していただいて結構です。

 なお、(2)スキャナ保存に対応するためには、単にスキャンするだけではなくタイムスタンプを付すなど保存要件に従った保存が必要ですので、新たなシステムの導入が必要です。
 また、(1)電子帳簿等保存に対応するためには会計ソフトの導入が必要です。

2.電子取引データ保存への最低限の対応

 対応が必要なのは電子取引データ保存ですが、これは「電子取引」を紙ではなくデータで保存することをいいます。
 具体的には次のようなものが電子取引に該当します。

・電子メールで送受信する請求書や領収書などのPDF
・インターネット上のホームページやショッピングサイト(amazon、楽天)でダウンロードした請求書や領収書などのPDF
・インターネット上で表示される請求書や領収書などのスクリーンショット
・クラウドサービス(楽々明細、Misoca)を利用した電子請求書や電子領収書の授受
・クレジットカード(JCB、三井住友カード)の利用明細データ
・交通系ICカード(ICOCA、Suica)による支払データ
・スマートフォンアプリ(PayPay、LINEPay)による決済データ等の受領・・・など

 これらの電子取引を、紙ではなく電子データ(PDF、スクリーンショット等)で保存する必要があります。
 これも単にPDF等で保存するだけではなく、次の保存要件(真実性・可視性)に従った保存が必要です。

(1) 真実性の確保
 保存されたデータが改ざんされていないという「真実性」を確保する必要があります。
 そのためにはタイムスタンプを付与する等の措置がありますが、新たなシステムの導入コスト等がかからず現実的なのは、「正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程」(以下「事務処理規程」といいます)を定め、その規程に沿った運用を行うことです。
 事務処理規程については国税庁ホームページよりひな型(法人用・個人事業者用)をダウンロードできますので、そのひな型を自社用にアレンジすることで真実性の確保に対応できます(事務処理規程の書き方については、本ブログ記事「事務処理規程の書き方と記載例:電子取引データ保存」をご参照ください)。

(2) 可視性の確保
 保存されたデータを検索、表示できるという「可視性」を確保する必要があります。
 保存されたデータの検索については、税務職員によるダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は高度な検索は不要となり、取引年月日、取引金額、取引先名の3つの項目で簡易な検索ができればよいとされています。
 さらに、2023(令和5)年度税制改正で、ダウンロードの求めに応じることに加えて、法人の場合は2期前(個人事業主の場合は2年前)の売上高が5,000万円以下の場合、又はデータを出力した書面(整然とした形式及び明瞭な状態で出力され、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものに限ります)を提示・提出できるようにしている場合は、検索できなくてもよいとされました。
 保存されたデータの表示について必要なことは、パソコン、モニター、プリンター、取扱説明書の備付けですので、これについては問題ないと思われます。

 したがって、義務化された電子取引データ保存に対応するために最低限しなければならないことは、真実性を確保するために事務処理規程を整備し、可視性を確保するためにデータをダウンロード可能な状態で簡易な検索ができるように保存しパソコン等を備え付けてそのデータを表示できるようにしておくことです。

3.猶予措置の適用

 義務化された電子取引データ保存に最低限の対応をするためには、上記2の保存要件を満たした保存(真実性と可視性を確保した保存)をすればよいということになりますが、それでもなお対応が難しい場合には2023(令和5)年度税制改正で設けられた「猶予措置」の適用をお勧めします。

 猶予措置とは、次の(1)(2)の要件をいずれも満たしている場合には、2024(令和6)年1月1日以降もこれまで通り紙保存が認められる(保存要件を満たすという対応自体が不要となり、電子データを単に保存しておくことができる)というものです。

(1) 保存要件に従って電子データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合(事前申請等は不要)
(2) 税務調査等の際に、電子データの「ダウンロードの求め」及びその電子データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

 (1)における「相当の理由」については、システムの導入や社内のワークフローの整備が間に合わない場合などの他、人手不足や資金繰り(お金が足りない)なども認められるようです。
 仮に税務調査等の際に税務職員から確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを具体的に説明すれば差し支えないとされています。

 ただし、(2)の要件にあるように、電子データの「ダウンロードの求め」に応じなければなりませんので、紙保存に加えて電子データの保存も必要です。
 この場合の電子データの保存は保存要件(真実性・可視性)を満たす必要はなく、単にPDFやスクリーンショットなどで保存するだけで大丈夫です。
 最小限の労力で電子帳簿保存法に対応したい場合は、紙保存に加えて電子データも保存しておいてください(紙保存が認められるからといって、電子データを保存しなくてもいいということではありませんのでご注意ください)。

【結論】
・「紙」で受け取ったものは紙で保存する(これまで通りです)
・「データ」で受け取ったものは印刷して紙で保存すると同時にデータも保存する(猶予措置を適用した最小限の労力での対応です)

消費税還付金の計上時期~必ず未収計上しなければならないか?

 消費税は国内において消費される商品の販売やサービスを課税対象としますので、国外で消費される輸出取引については消費税が免除されます。これを輸出免税といいます。
 輸出免税は、輸出売上げに係る消費税を免除する一方で、その仕入れに係る消費税を仕入税額控除の対象としますので、輸出取引が多い事業者の場合は消費税の還付を受けることができます。
 一例として輸出免税を挙げましたが、消費税は納付するだけではなく還付を受けるケースもあるということです。
 消費税の還付を受ける場合、法人税法や所得税法との関係から、その還付申告となった課税期間を含む事業年度または年の益金または総収入金額に算入しなければならないように思われがちですが、必ずしもそうとは限りません。
 還付額をどのタイミングでどのように計上するかについては、以下のように消費税の経理方法によって異なります。

1.税抜経理方式の場合

 消費税の経理処理には税抜経理方式と税込経理方式があり、どちらの方法を選択するかは事業者の任意とされており、また、選択した方法によって納付する消費税額や還付を受ける消費税額に差異が生じることは基本的にはありません。
 税抜経理方式を選択した場合の経理処理は、次のようになります(還付申告のケース)。

(1) 仕入時

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
仕入 3,000 買掛金 3,300
仮払消費税等 300    

(2) 売上時

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
売掛金 2,200 売上 2,000
    仮受消費税等 200

(3) 決算時

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
仮受消費税等 200 仮払消費税等 300
未収消費税等 100    

(4) 還付時

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
現金預金 100 未収消費税等 100

 事業者がすべての取引について税抜経理方式を選択した場合、上記のように消費税が課される取引については税抜金額で計上し、課税売上げに対する消費税額は仮受消費税等、課税仕入れに対する消費税額は仮払消費税等とします。 
 決算時には上記(3)のように、その課税期間の仮受消費税等の金額から仮払消費税等の金額を控除し、納付すべき税額は未払消費税等、還付を受ける税額は未収消費税等として計上しますが、原則として法人税または所得税の課税所得金額には影響しません。

2.税込経理方式の場合

 税込経理方式を選択した場合の経理処理は、次のようになります(還付申告のケース)。

(1) 仕入時

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
仕入 3,300 買掛金 3,300

(2) 売上時

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
売掛金 2,200 売上 2,200

 事業者がすべての取引について税込経理方式を選択した場合には、上記のように課税売上げに対する消費税額は収益の額または収入金額に含まれ、また、課税仕入れに対する消費税額は仕入金額や経費などの額に含まれます。
 このため、納付すべき消費税額は租税公課として損金の額または必要経費に算入し、還付を受ける消費税額は雑収入などとして益金の額または総収入金額に算入しますので、法人税または所得税の課税所得金額に影響します。
 ということは、消費税の納付税額や還付税額を計上するタイミングによって、法人税額や所得税額が変わるということです。
 では、どのタイミングでこれらを計上すればよいのでしょうか?決算時でしょうか、それとも納付時(還付時)でしょうか?

 結論を先に述べると、納付すべき消費税額および還付を受ける消費税等額の計上時期は、原則として「納付時(還付時)」です。
 納付税額または還付税額の計上時期については、申告に係るものはその申告書が提出された日の属する事業年度または年(更正または決定に係るものはその更正または決定があった日の属する事業年度または年)とされています。
 したがって、決算時と還付時の経理処理は、原則として次のようになります。

(3) 決算時

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
仕訳なし      

(4) 還付時

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
現金預金 100 雑収入 100

 しかし、税込経理方式を選択していても、実務では消費税の納付税額または還付税額を未払計上・未収計上することはよくあります。
 これについては、法人が申告期限未到来の納税申告書に記載すべき消費税額を損金経理により未払金に計上した場合または収益の額として未収入金に計上した場合には、その計上した事業年度の損金の額または益金の額に算入することができるとされており、個人事業者が申告期限未到来の納税申告書に記載すべき消費税額を未払金または未収入金に計上した場合には、その計上した年の必要経費または総収入金額に算入することができるとされているためです。

 したがって、税込経理方式を選択した場合は、消費税還付金を還付時に雑収入として経理処理するのが原則であり、決算時に必ずしも未収計上する必要はないということです。

猶予措置は電子取引データ保存の最後の手段!

 電子取引データの保存要件が緩和されたとはいえ、対応に四苦八苦している事業者や既にあきらめている事業者の方もいます。そのような方には、究極の緩和策である猶予措置の適用をお勧めします。
 今回は、FM宝塚「インボイス制度ってな~に?パート2」の最終回で本日の8:15からオンエアした内容を、Q&A形式でお伝えします。

※ 番組の概要については、本ブログ記事「FM宝塚で今年もインボイス制度等の解説をします」をご参照ください。

1.どうしても対応できない場合は猶予措置

Q.前回の放送で、税務職員のダウンロードの求めに応じることができて2年前の売上高が5,000万円以下の事業者などは、検索機能を確保しなくてもいいという話がありました。その場合でも、保存要件に従った電子データの保存が必要ということでしたが、どうしても対応できないという声もあります。そんな場合はどうしたらいいでしょうか?

A.2023(令和5)年度の改正で猶予措置が設けられ、この猶予措置の要件に該当する場合は保存要件を満たさなくてもよく、電子データを単に保存しておくことができるとされました。

Q.猶予措置の要件とは?

A.次の2つのいずれにも該当することが必要です。

(1) 保存要件を満たせなかったことについて、所轄税務署⻑が「相当の理由」があると認める場合

(2) 税務調査の際に、電子データのダウンロードの求め及びその電子データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

この2つの要件を満たせば、2024(令和6)年1月1日以降も電子データを印刷して紙で保存することができますので、対応に困っている事業者の方は猶予措置の適用を検討してみてください。

2.猶予措置における「相当の理由」とは?

Q.猶予措置は検討する価値があると思いますが、「相当の理由」の内容が気になります。どんな場合に「相当の理由」があると認められるのでしょうか?

A.この「相当の理由」については、電子帳簿保存法取扱通達7-12に記載されています。要約しますと、例えば、保存要件に適合したシステムの導入や社内でのワークフローの整備が間に合わない場合などは相当の理由があると認められます。また、資金繰りや人手不足等も相当の理由として認められるようです。

Q.「準備が間に合わない」とか「資金や人手が足りない」など、自己の責任だと思われるような理由でも認められるのですね?

A.そうですね。ただし、単に経営者の信条のみに基づく理由である場合は認められません。例えば、電子データは一瞬で失われる可能性があるので、我が社では電子データを紙で保存することを信条としている、といった場合です。

Q.相当の理由について、税務署への事前の申請は必要ですか?

A.事前申請は必要ありません。仮に税務調査の際に、相当の理由について税務職員から確認があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを具体的に説明すれば差し支えないとされています。

Q.電子帳簿保存法は令和4年1月1日から始まっていますが、令和5年12月31日までの2年間に限り、電子データを紙で保存してもいいとされています。今回の改正で設けられた猶予措置にも期限はありますか?

A.期限はありません。猶予措置は経過措置ではなく本則として規定された恒久的措置ですので、猶予措置が適用される限り、電子データを紙で保存することができます。

3.紙保存に加えてデータの保存も必要

Q.猶予措置を適用している間は紙保存ができるということですが、電子データを保存しなくてもいいということになりますか?

A.いいえ。この点については誤解する事業者の方もいるかもしれませんので念を押しておきますと、先ほど言いましたように、猶予措置には「電子データのダウンロードの求めに応じることができる」という要件があります。ダウンロードの求めに応じるためには、電子データの保存が必要になります。つまり、電子帳簿保存法が定める保存要件に従った保存は不要ですが、電子データを保存しなくてもいいということではありません。

Q.ということは、猶予措置を適用する場合でも、紙保存に加えて電子データの保存も必要ということですね。でも、保存要件を満たす必要がなくなるだけでだいぶん負担が減りますね。

A.そうですね。これまでの紙保存と何が変わるかといえば、電子データをとりあえず保存するだけですからね。この猶予措置ができたことによって電子帳簿保存法が骨抜きにされたという意見もありますが、対応に困っていた事業者の方は助かると思います。

電子取引データ保存の具体的な対応方法

 2024(令和6)年1月1日から、すべての事業者は電子取引を電子データのまま保存しなければなりませんが、単に保存するのではなく保存要件に従った保存をしなければなりません。
 今回は、FM宝塚「インボイス制度ってな~に?パート2」で本日の8:15からオンエアした内容を、Q&A形式でお伝えします。

※ 番組の概要については、本ブログ記事「FM宝塚で今年もインボイス制度等の解説をします」をご参照ください。

1.保存要件―真実性の確保

Q.保存要件とは?

A.電子データの保存要件には、真実性の確保と可視性の確保があります。真実性の確保とは「保存されたデータが改ざんされていないこと」をいい、可視性の確保とは「保存されたデータを検索・表示できること」をいいます。

Q.真実性を確保するためには、どのような方法がありますか?

A.真実性確保(改ざん防止)のためには、3つの方法があります。1つ目は「電子データにタイムスタンプを付与する方法」、2つ目は「訂正・削除の履歴を確認できるシステム又は訂正・削除を行うことができないシステムで保存を行う方法」、3つ目が「改ざん防止に関する事務処理規程に沿った運用を行う方法」です。

Q.タイムスタンプとは何でしょうか?

A.例えば、書類を社内で回覧する場合のような紙での手続きでは、正式に処理された証として印鑑が利用されてきましたが、その印鑑に代わって電子データに付与されるものがタイムスタンプです。

Q.タイムスタンプは誰でも付与できますか?

A.タイムスタンプは保存されたデータの正当性を裏付けるものとなりますので、事業者が勝手に付与することはできません。第三者機関である「時刻認証局」を通じてタイムスタンプを付与する仕組みとなっています。そのため、タイムスタンプを付与するためには、新たなシステムの導入が必要です。

Q.2つ目の「訂正・削除の履歴を確認できるシステム又は訂正・削除を行うことができないシステムで保存を行う方法」もタイムスタンプが必要ですか?

A.こちらについてはタイムスタンプは不要ですが、そもそもこのような要件を満たしたシステムの導入が必要です。

Q.ということは、改ざん防止策の1つ目と2つ目の方法は新たなシステムの導入が必要になりますので、導入コストやランニングコストなどを考えると、中小企業や個人事業主には対応し難い面がありますね。

A.その通りです。そこでお勧めしたいのが3つ目の「改ざん防止に関する事務処理規程に沿った運用を行う方法」です。この方法でしたら現状のシステムで対応可能ですので、新たなコストもかかりません。ただし、改ざん等の不正をどうすれば防止できるのかについて社内で検討し、事務処理規程を作成する必要があります。

Q.事務処理規程の作成は難しそうなので、専門家に依頼した方がいいですか?

A.いいえ。国税庁ホームページに法人用と個人用のひな型が用意されていますので、それを自社用にアレンジすることで容易に作成できます

※ 事務処理規程の作成については、本ブログ記事「事務処理規程の書き方と記載例:電子取引データ保存」をご参照ください。

2.保存要件―可視性の確保

Q.もう1つの保存要件である可視性を確保するためには、どうすればいいですか?

A.可視性を確保するためには、概ね2点の対応が必要です。1点目はパソコンやディスプレイ、プリンタを設置し、これらの操作マニュアルと概要書を備え付けて、データを画面上や書面で確認できるようにしておくことです。

Q.パソコン等の周辺に説明書を置いておくだけで簡単に対応できそうですね。もう1点の対応とは何ですか?

A.保存したデータの検索機能を確保することです。この検索機能の確保には3つの要件がありすべてを満たす必要があったのですが、令和5年度の改正で大幅に緩和されました。

Q.どのように緩和されたのですか?

A.詳細な説明は省略して結論だけを言いますと、税務調査の際に税務職員によるダウンロードの求めに応じることができて2年前の売上高が5,000万円以下の場合は、検索機能の確保自体が不要(つまり3つの要件すべてが不要)とされました。さらにダウンロードの求めに応じることを前提に、整然かつ明瞭な状態で印刷され日付と取引先ごとに整理された書面を提示・提出できる場合も検索機能の確保が不要となりました。

Q.要件を満たせば検索機能の確保が不要になるということですが、ダウンロードの求めには応じないといけないのですね。ということは、電子データの保存は必要ということですね?

A.その通りです。あくまでも可視性の要件の1つである検索機能の確保が不要となるだけであって、真実性と可視性が確保された状態で電子データを保存しなければなりません。具体的には、事務処理規程を作成・運用して真実性を確保し、パソコン等の周辺に説明書を置いて可視性を確保します。

経費(販管費)に関する勘定科目の内容と税務上の注意点

1.どの勘定科目を使う?

 日々の取引をどの勘定科目で記録したらいいのか迷うことがあります。例えば、ガソリン代なら「旅費交通費」「燃料費」「車両費」などが該当しそうですが、実際はどれが正しいのでしょうか?
 実はどれも正しいです。一般的に妥当だと判断される勘定科目が何種類かあったら、どれを選択してもOKです。また、会社によっては、業種や規模によって勘定科目を追加し、独自の勘定科目体系を整えているところもあります。
 どの勘定科目を使用してもいいのですが、例えばガソリン代について「燃料費」を使うというルールを決めたら、みだりに(正当な理由なく)変更してはいけません。

2.経費科目の内容と注意点

 以下では、販売費及び一般管理費に属する主な経費科目とその内容及び税務上の注意点について確認します。

(1) 役員報酬

 役員に対して支給する給与や賞与を処理するための勘定です。損金算入できる役員報酬には、定期同額給与、事前確定届出給与及び業績連動給与があります。
 役員報酬に関する注意点等については、本ブログ記事「定期同額給与の類型と改定」、「役員報酬の前払いは定期同額給与(経費)になりません」、「『事前確定届出給与に関する届出書』等の書き方と記載例」「事前確定届出給与を支給しなかった場合のリスクを回避するための手続き」等をご参照ください。

(2) 給料手当・雑給

 従業員に対して支給する給与や賞与を処理するための勘定です。
 具体的には、基本給、諸手当、家族手当、住宅手当、時間外勤務手当、休日勤務手当、役付手当、職務手当、食事手当などです(通勤手当については下記(7)旅費交通費をご参照ください)。
 時間給制のアルバイトやパート等に対する給与は給料手当で処理しますが、区別して管理する場合は雑給で処理します。
 給料手当・雑給に関する注意点等については、本ブログ記事「源泉徴収税額表の『月額表』『日額表』の使い方と『甲欄』『乙欄』『丙欄』」、「パートやアルバイトの給与を丙欄で源泉徴収するときの注意点と建設業の特例」「令和5年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の書き方と記載例」「使用人賞与を未払計上する場合の注意点」等をご参照ください。

(3) 法定福利費

 法定福利費とは、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料、労災保険料、子ども・子育て拠出金などの会社が負担することが法律で定められている保険料のことをいいます。
 全従業員を被保険者として会社が契約した損害保険料などは、法定福利費ではなく福利厚生費や保険料などで処理します。
 法定福利費に関する注意点等については、本ブログ記事「決算日が月末以外の会社は社会保険料の会社負担分を未払計上できない」「未払計上した決算賞与に係る社会保険料は未払計上できない」をご参照ください。

(4) 広告宣伝費

 不特定多数の人に対する宣伝効果を目的として支出した項目を処理する勘定です。
 具体的には、雑誌掲載料、テレビCM、インターネット広告、折込チラシ、カタログ、パンフレット、社名入りの手帳やタオル・カレンダー、展示会出展費用、大会協賛金、団体名簿掲載料、電話帳掲載料、ダイレクトメール、見本品、試供品、賞品(景品)、粗品、会社案内などです。
 新商品の発売を記念したキャンペーンの賞品(景品)として当選者を旅行に招待する場合は、不特定多数を対象にした宣伝活動にかかる経費として広告宣伝費で処理します。
 しかし、得意先の役員等を新商品の販売促進のために旅行へ招待する場合は、交際費で処理します。
 また、社員旅行の場合は、福利厚生費で処理します。

(5) 接待交際費

 得意先、仕入先、株主など事業に関連ある者に対して「お付き合い」のために支出した項目を処理する勘定です。
 具体的には、御歳暮、御中元、お土産、接待、贈答品、商品券、お礼、接待ゴルフ、お車代取引先との親睦旅行、慶弔金、開店祝金、ご祝儀、忘年会、新年会、餞別、花輪、ロータリークラブ・ライオンズクラブの会費※1などです。
 法人税法では、一定の要件の下に損金算入限度額(経費にできる上限額)が定められており、その限度額を超えると法人税の課税対象となります。
 得意先社員との打合せや会議の際に支払う少額(1人当たり5,000円以下)の飲食費については、一定の要件※2の下に交際費から除かれ、別勘定の会議費等で処理するか、別表15の「交際費等の額から控除される費用の額」に記載して交際費から除きます。。

※1 参考記事「ロータリークラブ、ライオンズクラブの会費は法人と個人で経理処理が異なる!

※2 次に掲げる事項を記載した領収書等の保存が必要です。
① 飲食等の年月日
② 飲食等に参加した得意先等の氏名又は名称、その関係
③ 飲食等に参加した人数
④ その費用の金額、飲食店等の名称及び所在地
⑤ その他参考となるべき事項

(6) 福利厚生費 

 従業員のために支出した項目で、健康診断等の医療費、社宅などの家賃、従業員に対する慶弔費、親睦費、制服代、夜食代などを処理する勘定です。
 具体的には、忘年会、新年会、親睦会、送別会、歓迎会、社員旅行、社内行事、作業服、クリーニング代、従業員用菓子代、残業夜食代、給食、医療用品(体温計、包帯)、健康診断費用、常備薬、雑貨、従業員への祝い金(結婚、出産など)、慶弔金、見舞金、香典、永年勤務者表彰金などです。
 福利厚生に関する注意点等については、本ブログ記事「福利厚生費が給与課税されないための要件」、「慰安旅行費が福利厚生費となるための3要件と注意点」、「永年勤続表彰金は社会保険・労働保険・所得税の対象となるか?」をご参照ください。

(7) 旅費交通費

 旅費と交通費を処理する勘定です。
 具体的には、外出交通費、タクシー代一時的な駐車代、高速代、回数券、指定席券、特急券、航空券、出張に際して支給した出張旅費、出張宿泊料、出張手当(日当)、通勤手当などです。また、ガソリン代を含めることもあります。
 タクシー代については、取引先を接待したときに渡す「お車代」は交際費で処理しますが、飲食店等の接待場所まで移動するための自社のタクシー代は旅費交通費で処理します。
 駐車代については、コインパーキングなどの一時的な駐車代は旅費交通費で処理しますが、月極駐車場の場合は地代家賃で処理します。
 出張手当(日当)については、出張旅費規程(社員区分(役員や従業員)に応じた交通費・宿泊費・日当などを定めた規定)に基づかない支給は給与とみなされ、所得税(及び住民税)が課税されます。
 通勤手当については、本ブログ記事「通勤手当の非課税限度額に注意」「交通費込み給与の交通費部分は確定申告でも非課税にできない」をご参照ください。

(8) 荷造運賃

 商品、製品を販売し、取引先まで届けるための諸費用を処理する勘定です。
 具体的には、梱包費、包装材料費、梱包費用、配送料金、小包代、宅配便、発送運賃などです。

(9) 通信費

 社内・社外の相手と連絡をとるための費用を処理する勘定です。
 具体的には、固定電話料金、携帯電話料金、切手代、ハガキ代、郵送料、速達、簡易書留料、書留封筒、インターネット利用料、FAX使用料、私書箱使用料、電報料金などです。

(10) 消耗品費

 耐用年数が1年未満で取得価額が10万円未満の物品を購入した時に処理する勘定です。
 具体的には、常備品(蛍光灯、電池、電球、祝儀袋など)、固定資産として処理しないことのできる備品(事務用机、椅子、書棚、掲示版、ロッカーなど)、合鍵、名刺、大工工具、コップ代、ガムテープ、プリント代などです。事務用に使用するボールペンやノートなどの消耗品は、事務用品費で処理する場合もあります。
 耐用年数が1年以上かつ取得価額が10万円以上の備品や工具は、原則として有形固定資産として資産計上しなければなりません。
 特例として、青色申告書を提出する中小企業者等は、取得価額が30万円未満のものについては固定資産として処理しないことができます(つまり、全額損金算入することができます)。ただし、損金算入額の上限は、その事業年度において取得価額の合計額300万円までとされています※3

※3 参考記事「30万円未満の少額減価償却資産の損金算入制度と別表16(7)の記載例

(11) 水道光熱費

 電気、ガス、水道料金などを処理する勘定です。
 具体的には、電気代、ガス代、プロパンガス料金、水道代、灯油代、石油、重油、石炭などです。

(12) 修繕費

 資産の維持補修(原状回復)に要する費用を処理する勘定です。
 具体的には、建物の修理、事務所修理、水道修理、電話移設工事、事務器の修理、AV機器補修、プログラム修理、機械等の保守費用、パソコン保守料、定期点検、メンテナンス料、保守契約料、車検費用、車修理、オイル交換、タイヤ交換、部品交換などです。車検費用等の車関係の諸経費は、車両費で処理する場合もあります。
 一方、資産の改良(修理によって資産の価値が増加したり耐用年数が延びたりする場合)に要する費用は有形固定資産として計上し、減価償却費がその事業年度の損金となります。
 修繕費に関する注意点については、本ブログ記事「店舗の蛍光灯100本を単価1万円のLEDに取替えた場合の費用は修繕費?」をご参照ください。

(13) 支払手数料

 事務委託手数料や業務委託手数料などを処理する勘定です。
 具体的には、公認会計士手数料、税理士手数料、弁護士手数料、書籍作成手数料、代理店手数料、斡旋手数料、紹介料、カード手数料、各種役所手数料、各種銀行手数料(振込手数料、為替手数料、夜間金庫手数料、残高証明発行料、FAX手数料、ファームバンキング手数料)、メンテナンス料などです。
 紹介料は、単なる謝礼の場合は交際費で処理します。紹介料を支払手数料で処理するための要件については、本ブログ記事「紹介料が交際費とならないための要件」をご参照ください。

(14) 車両費

 車にかかる諸経費全般を処理する勘定です。
 具体的には、ガソリン代、オイル交換代、高速代、修理代、車検費用、自動車保険、自賠責保険、一時的な駐車代などです。高速代や一時的な駐車料は旅費交通費で、またガソリン代は燃料費や旅費交通費で処理することもあります。

(15) 保険料

 保険契約にもとづく支払いを処理する勘定です。
 具体的には、火災保険、自動車保険、自賠責保険、損害保険、役員生命保険、経営者保険、団体定期保険、郵便保険、盗難保険、倒産防止掛金などです。
 保険料に関する注意点等については、本ブログ記事「法人向け節税保険の改正後の税務取扱い」、「中小企業倒産防止共済掛金の損金算入要件等」をご参照ください。

(16) 地代家賃

 不動産賃借契約にもとづく賃借料を処理する勘定です。
 具体的には、事務所家賃、店舗・工場・倉庫・車庫・材料置場の賃借料、月極駐車場代などです。
 地代家賃に関する注意点等については、本ブログ記事「注意!フリーレント契約の支払家賃の計上時期と経理処理」をご参照ください。

(17) 会議費

 会社の業務に関連して、社内又は社外で行われる商談や打ち合わせなどの会議の時に支出した項目を処理する勘定です。
 具体的には、会議室利用料、会議中の弁当代、昼食代、喫茶代、茶菓子代などです。
 会議に伴う昼食代は、福利厚生費ではなく会議費で処理します。ただし、議事録を残すなど会議の内容を記録しておくことが重要です。

(18) 租税公課

 国や地方自治体に支払った税金のうち、経費として認められる項目を処理する勘定です。
 具体的には、印紙代、店舗や倉庫などの事業用にかかる固定資産税(償却資産税)などです。
 租税公課に関する注意点については、本ブログ記事「印紙が必要な領収書とは?」、「請求書に印紙は必要?不要?」、「海外企業との契約書に印紙を貼る?貼らない?」、「変更契約書に貼る印紙はいくら?」「印紙の消印方法~意外に知らないことが多い!?」「契約書・領収書の記載金額における消費税の特例」等をご参照ください。

(19) 雑費

 雑費は、まれにしか発生せず、金額的にも小さく、どの勘定科目にも属さない支出を処理する勘定です。
 具体的には、ソフトバージョンアップ代、ゴミ捨て代、清掃代などです。

(20) 領収書のない経費

 領収書がもらえない香典や祝い金、従業員の慶弔見舞金の支払いなどは、その事実が証明できるものを証拠書類として保管します。
 例えば、案内状や礼状、パーティーの招待状などは証拠書類として有用です。また、出金伝票を作成して、証拠書類と一緒に保存する場合もあります。

電子帳簿保存法の猶予措置における「相当の理由」とは?

1.宥恕措置は令和5年12月31日までの経過措置

 電子帳簿保存法とは、これまで紙で保存していた帳簿や決算書、請求書などの国税関係帳簿・書類を電子データで保存するための要件を定めた法律で、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3つに区分されています。

 2022(令和4)年1月1日施行の改正電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存とスキャナ保存への対応は任意とされていますが、電子取引データ保存への対応は義務化されています。
 そのため、2022(令和4)年1月1日からは、電子取引データは電子データのまま保存しなければなりませんが、単に保存するのではなく一定の要件(真実性・可視性)に従った保存をする必要があります。

 しかし、電子データを保存するときに満たすべき一定の要件への対応が困難な事業者の実情に配意して、2022(令和4)年1月1日以降も紙による保存を可能とする宥恕措置が講じられましたが、この宥恕措置も適用期限である2023(令和5)年12月31日の到来をもって廃止されます。

2.猶予措置は恒久的措置

 宥恕措置により、電子取引データ保存への対応準備期間が設けられましたが、事業者の対応が進んでいないことから、2023(令和5)年度税制改正で猶予措置が講じられ、以下の(1)(2)をいずれも満たしている場合には、真実性や可視性など保存時に満たすべき一定の要件に沿った対応は不要となり、電子データを単に保存しておくことができることとされました。

(1) 保存時に満たすべき要件に従って電子データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合(事前申請等は不要)
(2) 税務調査等の際に、電子データの「ダウンロードの求め」及びその電子データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

 したがって、この猶予措置により、上記の(1)(2)を満たせば2024(令和6)年1月1日以降も電子データの紙保存が認められることになります。
 ただし、猶予措置の適用を受ける場合には、上記(2)のとおり、電子データ自体を保存するとともに、その電子データ及び出力書面について提示又は提出をすることができる必要があることに留意しなければなりません。
 なお、宥恕措置は2年間の経過措置でしたが、猶予措置は本則として規定された恒久的措置ですので、猶予措置の適用を受けることができる限り、電子データの紙保存がいつまでも認められることになります。

3.猶予措置における「相当の理由」の意義

 猶予措置により、保存要件に従った保存ができない「相当の理由」があれば、保存要件を満たさなくても法律違反とみなされないこととなりました。
 この「相当の理由」については、電子帳簿保存法取扱通達7-12に次のように記載されています。

(猶予措置における「相当の理由」の意義)
7-12 規則第4条第3項((電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に関する猶予措置等))に規定する「相当の理由」とは、事業者の実情に応じて判断するものであるが、例えば、システム等や社内でのワークフローの整備が間に合わない場合等がこれに該当する。


 また、国税庁「電子帳簿保存法一問一答」問61の回答で次のように記載されています。

 令和5年度の税制改正において創設された新たな猶予措置の「相当の理由」とは、例えば、その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、この猶予措置における「相当の理由」があると認められ、保存時に満たすべき要件に従って保存できる環境が整うまでは、そうした保存時に満たすべき要件が不要となります。
 ただし、システム等や社内のワークフローの整備が整っており、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存時に満たすべき要件に従って保存できるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の理由がなく、そうした要件に従って電磁的記録を保存していない場合には、この猶予措置の適用は受けられないことになります(取扱通達7-12)。

 これらの記載から、システム等や社内のワークフローの整備が間に合わない場合だけではなく、資金繰りや人手不足等も相当の理由として認められるようです。

 なお、この猶予措置の適用にあたっては、保存時に満たすべき要件に従って保存をすることができなかったことに関する相当の理由を確認される場合がありますが、仮に税務調査等の際に、税務職員から確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを具体的に説明すれば差し支えないとされています。