事務処理規程の書き方と記載例：電子取引データ保存

（法人の例）

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第１章 総則

（目的）
第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○株式会社（貴社名を記載）において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）
第２条　この規程は、○○株式会社（貴社名を記載）の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

（管理責任者）
第３条　この規程の管理責任者は、●●（責任者名を記載）とする。

第２章 電子取引データの取扱い

（電子取引の範囲）
第４条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
一　ＥＤＩ取引
二　電子メールを利用した請求書等の授受
三　クラウドサービスを利用した請求書等の授受
四　ウェブサービスを利用した請求書等の授受
五　キャッシュレスサービスを利用した支払証明等の受領
六　ペーパーレスFAXを利用した請求書等の授受
七　記録媒体による請求書等の授受
八　上記に掲げるものの他、電子データにより行われる各種の取引に係る請求書等の授受

記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください（法人が行う可能性のある全ての電子取引を具体的に列挙するのは困難であるため、八において網羅的な条項を設けています）

（取引データの保存）
第５条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、保存サーバ、保存メディア、クラウドストレージ等（ウェブサービスを提供する者、○○株式会社（貴社名を記載）の全ての役員及び従業員のものを含む）内に、△△年間保存する（下線部については、青色欠損金との関係から「１０年間」程度が妥当と思われます。また、「当該取引関係情報の法定保存期間にあわせて保存する」と記載することも可能です）。

（対象となるデータ）
第６条　保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
一　見積依頼情報
二　見積回答情報
三　確定注文情報
四　注文請け情報
五　納品情報
六　支払情報
七　▲▲

上記第６条の下線部は、貴社の取引上発生する可能性のある証憑を限定列挙することが困難であるため、代表的な書類の名称とそれに類する情報を含ませて、以下のように記載することも可能です。

一　見積書その他これに類する情報
二　契約書その他これに類する情報
三　注文書その他これに類する情報
四　納品書その他これに類する情報
五　請求書その他これに類する情報
六　領収書その他これに類する情報
七　上記に掲げるものの他、電子データにより行われる各種の取引に係る請求書等の授受

（運用体制）
第７条　保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
一　管理責任者 ○○部△△課 課長 ＸＸＸＸ（貴社責任者情報を記載）
二　処理責任者 ○○部△△課 係長 ＸＸＸＸ（貴社責任者情報を記載）

（訂正削除の原則禁止）
第８条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）
第９条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
一　申請日
二　取引伝票番号
三　取引件名
四　取引先名
五　訂正・削除日付
六　訂正・削除内容
七　訂正・削除理由
八　処理担当者名
２　管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
３　管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
４　処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
５　「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則

（施行）
第10条　この規程は、令和○年○月○日（運用開始日付を記載）から施行する。