タグ: 電子帳簿保存法

１．宥恕措置は令和5年12月31日で終わる

　2022（令和4）年1月1日から施行されている改正電子帳簿保存法は、次の3つに区分されています。

・電子帳簿等保存
・スキャナ保存
・電子取引データ保存

　上記の3つの区分のうち、改正電子帳簿保存法で義務化されたのは電子取引データ保存であり、他の2つについては任意（利用したい事業者（対応可能な事業者）のみが対応すればいい）とされています。
　そこで、法人・個人を問わず全ての事業者が最低限対応しなければならないのは電子取引データ保存ということになりますが、電子データを単に保存するのではなく保存要件（真実性と可視性の確保）に従った電子データの保存が必要であったため、長年紙ベースで保存をしてきた事業者の対応は進みませんでした（保存要件については、本ブログ記事「事務処理規程と検索機能が実務対応の鍵：電子取引データ保存」をご参照ください）。
　このような事業者の状況を考慮して、改正法施行日直前の2022（令和4）年度税制改正大綱において2年間の宥恕措置が設けられ、2023（令和5）年12月31日までに⾏う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして紙で保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し⽀えないとされました。
　しかし、この宥恕措置は適用期限である2023（令和5）年12月31日をもって廃止されるため、2024（令和6）年1月1日からは保存要件に従った電子データの保存が必要となります。

２．猶予措置により紙保存でも電帳法違反にならない

　宥恕措置によって、2022（令和4）年1月1日から施行されている改正電子帳簿保存法のスタートは、実質的に2年間先送りにされたといえます。
　この2年間を電子取引データ保存への対応準備期間とするのが宥恕措置の趣旨でしたが、現状では事業者の準備が大きく進んだとはいえません。
　こうした状況を受けて、2023（令和5）年度税制改正では、宥恕措置に代わって猶予措置が設けられ、次の(1)(2)の要件をいずれも満たしている場合には、改ざん防⽌（真実性）や検索機能（可視性）など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子データを単に保存しておくことができることとされました。

(1) 保存時に満たすべき要件に従って電子データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合（事前申請等は不要）
(2) 税務調査等の際に、電子データの「ダウンロードの求め」及びその電子データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

　つまり、この猶予措置により、上記の要件を満たせば2024（令和6）年1月1日以降も電子データの紙保存が認められることになります。

３．宥恕措置と猶予措置の相違点

　宥恕措置も猶予措置も、要件に従った電子データの保存ができない場合は紙保存を認めるという点は同じですが、異なる点もあります。
　宥恕措置とは、①2年間に限り、②電子帳簿保存法で定められた要件に従って電子データを保存することができなかったとしても、③やむを得ない事情があり、④税務調査等の際に電子データをプリントアウトした書面の提示・提出ができるなら、紙保存を認めるというものです。
　一方、猶予措置とは、①電子帳簿保存法で定められた要件に従って電子データを保存することができなかったとしても、②相当の理由があり、③税務調査等の際に電子データのダウンロードの求めに応じ、電子データをプリントアウトした書面の提示・提出ができるなら、紙保存を認めるというものです。
　両者を比較すると、以下の相違点があることがわかります。
　第一に、宥恕措置は2年間の経過措置であるのに対し、猶予措置は本則として規定された恒久的措置であることです。
　したがって、猶予措置の適用を受けることができる限り、電子データの紙保存がいつまでも認められることになります。
　第二に、宥恕措置における「やむを得ない事情」が、猶予措置では「相当の理由」に変わっている点です。
　宥恕措置での「やむを得ない事情」とは、要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難な事情等（保存に係るシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等）が該当します。
　そして、税務調査等の際に、税務職員から「やむを得ない事情」について確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを、具体的でなくても構わないので適宜知らせることで差し支えないとされています。
　猶予措置における「相当の理由」については、国税庁から今後示されるFAQや通達の解説を待つことになりますが、宥恕措置と同じように、電子化対応が難しい理由や進捗状況などを説明すれば認められると思われます。
　第三に、宥恕措置では電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じる必要はありませんでしたが、猶予措置ではプリントアウトした書面の提示・提出に加え、電子データについても「ダウンロードの求め」に応じる必要があります。
　宥恕措置では紙での提示・提出が認められていましたが、猶予措置では紙に加えてデータ形式でも提示・提出できるようにする必要があります。
　したがって、猶予措置でも紙保存が認められますが、電子データを保存しなくてもいいということではありません。電子帳簿保存法が定める要件に沿った対応は不要ですが、電子データを「単に」保存しておく必要があります。

１．事務処理規程による運用が現実的

　2022（令和4）年1月1日から施行されている改正電子帳簿保存法では、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存のうち、③電子取引データ保存が義務化されました。
　この電子取引データ保存にあたっては、真実性（保存されたデータが改ざんされていないこと）と可視性（保存されたデータを検索・表示できること）が確保されていなければなりません。
　この2要件のうち、真実性を確保するためには、次の(1)～(4)のうち、いずれかの保存措置を行う必要があります。

(1) タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
(2) 取引情報の授受後、その業務に係る通常の期間（2か月＋7日以内）を経過した後速やかにタイムスタンプを付す_※
※ 2023（令和5）年度税制改正で、「保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく」という要件が廃止されました。
(3) 記録事項の訂正・削除の履歴を確認できるシステム又は訂正・削除を行うことができないシステムで、取引情報の授受及び保存を行う
(4) 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

　中小企業や個人事業主の実情を踏まえると、真実性を確保するためには上記(4)の事務処理規程による運用が現実的だと思われます（詳細については、本ブログ記事「電子取引データ保存の実務対応～事務処理規程と検索機能」をご参照ください）。
　そこで、以下において事務処理規程の記載例を確認します。

２．事務処理規程の記載例

　事務処理規程は、上記１のとおり真実性を確保する観点から必要な措置として要件とされたものです。
　この規程については、どこまで整備すればデータ改ざん等の不正を防ぐことができるのかについて、事業規模等を踏まえて個々に検討する必要がありますが、国税庁ホームページには参考資料（各種規程等のサンプル）として、法人の例と個人事業主の例がそれぞれWord形式でダウンロードできるようになっています。
　ここでは法人の例を用いて、事務処理規程の記載例を以下に示します（赤文字部分は国税庁のひな型に補足を加えたものです）。

１．義務化された電子取引データ保存

　2022（令和4）年1月1日から施行されている改正電子帳簿保存法は、次の3つに区分されています。

・電子帳簿等保存
・スキャナ保存
・電子取引データ保存

　上記の3つの区分のうち、改正電子帳簿保存法で義務化されたのは電子取引データ保存であり、他の2つについては任意（利用したい事業者（対応可能な事業者）のみが対応すればいい）とされています。
　電子取引データ保存とは、取引情報の授受を電子メールやウェブサイト上、EDI（電子データ交換）システムなどを用いて行った場合に、これらの電子取引をその電子データのまま保存することをいいます（電子取引等の具体例については、本ブログ記事「改正電子帳簿保存法：電子取引と電子データの具体例」をご参照ください）。
　改正電子帳簿保存法には2年間の宥恕規定が設けられていますので、2023（令和5）年12月31日までに⾏う電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして紙で保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し⽀えありません。
　しかし、2024（令和6）年1月1日からは、法人・個人を問わずすべての事業者が、保存要件に従った電子データの保存をしなければなりません。

２．保存要件：真実性の確保

　電子データの保存要件には、真実性（保存されたデータが改ざんされていないこと）と可視性（保存されたデータを検索・表示できること）があります。
　真実性を確保するためには、次の(1)～(4)のうち、いずれかの保存措置を行う必要があります。

(1) タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
(2) 取引情報の授受後、その業務に係る通常の期間内（2か月＋7日以内）にタイムスタンプを付す_※
※ 2023（令和5）年度税制改正で、「保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく」という要件が廃止されました。
(3) 記録事項の訂正・削除の履歴を確認できるシステム又は訂正・削除を行うことができないシステムで、取引情報の授受及び保存を行う
(4) 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う

　中小企業や個人事業主の実情を鑑みると、上記(1)～(3)には次のような対応し難い面があると思われます。

(1)については、すべての取引先からタイムスタンプが付されたデータをもらうのは実質的に不可能である。
(2)については、タイムスタンプの付与に対応したシステムの導入コストやランニングコスト等が発生する。
(3)についても、訂正・削除の履歴を管理できるシステム等の導入コストやランニングコストが発生する。

　これらのことを考慮すると、(4)の事務処理規程による運用は、新たにシステムを導入するためのコストも発生せず現状のシステムで対応可能であるため、中小企業や個人事業主にとっては現実的な対応であるといえます（事務処理規程については、本ブログ記事「事務処理規程の書き方と記載例：電子取引データ保存」をご参照ください）。

３．保存要件：可視性の確保

　電子データのもう一つの保存要件である可視性を確保するためには、次の(1)～(3)の保存措置を行う必要があります。

(1) 電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付けて、保存しているデータを画面・書面に速やかに出力できるようにしておく
(2) 電子計算機処理システムの概要書（データ作成ソフトマニュアル等）を備え付ける
(3) 次の①～③の検索機能を確保する
① 取引年月日、取引金額、取引先の3つの項目で検索できること
② 日付又は金額の範囲指定により検索できること
③ 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

　上記のうち(1)と(2)については、特に問題はないと思われます。可視性の要件を満たすためには、(3)の検索機能の確保への対応が必要になります。
　ただし、検索機能の確保には、次のような例外があります。

・税務職員によるダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は、上記(3)の検索要件のうち②③は不要です。
・ダウンロードの求めに応じることに加えて、法人の場合は2期前（個人事業主の場合は2年前）の売上高が5,000万円以下_※の場合、又はデータを出力した書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力され、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものに限ります）を提示・提出できるようにしている場合は、上記(3)の検索機能の確保自体が不要となります。
※ 2023（令和5）年度税制改正で、売上高が1,000万円以下から5,000万円以下に引き上げられました。

　したがって、多くの中小企業や個人事業主が、検索機能を確保するために実質的に対応しなければならないのは、上記(3)のうち①ということになります（例外（データを出力した書面を提示・提出できるようにしている場合）で検索機能の確保が不要となる売上高5,000万円超の事業者も、取引年月日等及び取引先ごとにきちんと整理された電子データの保存は必要ですので、実質的には上記(3)①へ対応しておくことが望まれます）。
　(3)①については、検索機能を確保する簡易な方法として、国税庁ホームページに下図の方法（索引簿を作成するかファイル名に規則性を持たせるか）が示されています。